Die Geräteverwaltung gibt dir eine Übersicht der Maschinen, auf denen Sprecho in deiner Organisation läuft, eine Richtlinie für alle davon und eine Möglichkeit, eine einzelne stillzulegen, wenn ein Notebook verschwindet.
Sie liegt in der Enterprise-Konsole unter enterprise.sprecho.ai im Bereich Geräteverwaltung und steht Team-Inhabern und Admins im Enterprise-Tarif offen.
Was die Registrierung bewirkt
Es ist nichts zu installieren und nichts vorzukonfigurieren. Meldet sich jemand auf einer Maschine bei Sprecho an, registriert die App sie im Team des Kontos, und ab da erscheint sie in deiner Geräteliste.
Erfasst wird bewusst wenig:
| Gespeichert | Nicht gespeichert |
|---|---|
| Ein Einweg-Hash der Gerätekennung des Betriebssystems, mit einem für euer Team eindeutigen Salt | Die rohe Gerätekennung |
| App-Version, Betriebssystemversion, Update-Kanal | Irgendwelche Diktatinhalte |
| Zeitpunkt der ersten und letzten Meldung, Status | Standort, Netzwerk, Surf- oder Dateiaktivität |
| Hostname — nur wenn ihr es in der Richtlinie aktiviert und die Person zustimmt | Hostname standardmäßig |
Weil der Hash einen teameigenen Salt nutzt, vernichtet das Löschen des Teams den Salt, und die Hashes lassen sich nicht mehr herleiten. Auf dem Gerät erscheint ein verständlicher Hinweis, dass die Installation von der IT-Administration verwaltet wird.
Setzt du eine maximale Gerätezahl pro Person, werden die ältesten Geräte oberhalb dieser Grenze automatisch gesperrt.
Der Heartbeat
Jedes registrierte Gerät meldet sich alle sechs Stunden und einmal direkt nach der Anmeldung. Die Meldung enthält den Gerätehash, die zuletzt angewendete Richtlinienversion sowie die aktuelle App-Version, Betriebssystemversion und den Update-Kanal.
Der Server antwortet mit der Richtlinie — aber nur, wenn sie sich seit der letzten Anwendung geändert hat —, dazu mit offenen Aktionen und dem aktuellen Gerätestatus. Eine Richtlinienänderung erreicht die Flotte also innerhalb von sechs Stunden, ohne dass jemand ständig abfragen muss.
Ein länger offline gewesenes Gerät ist nicht „weg". Geräte, die sich 60 Tage nicht gemeldet haben, werden automatisch gesperrt. Das hält die Übersicht ehrlich darüber, welche Maschinen tatsächlich im Einsatz sind.
Was in eine Richtlinie gehört
Eine Richtlinie gilt für alle Geräte des Teams. Sie umfasst:
- Sperren — Bildschirmkontext, automatisches Lernen, das Beisteuern anonymisierter Trainingsdaten und ob private Nutzung erlaubt ist. Jede Sperre kann der Person überlassen, fest aktiviert oder fest deaktiviert werden.
- Erlaubte Sprachen und Modelle — die Auswahl einschränken.
- Erlaubte Zeiten — ein Arbeitszeitfenster, standardmäßig als Hinweis statt als harte Sperre, in einer von dir gewählten Zeitzone.
- Updates — automatische Updates an oder aus, der Kanal (stabil, Beta oder eine festgelegte Version) und wie lange nach einem erzwungenen Update weitergearbeitet werden darf. Siehe Sprecho mit Intune oder Jamf verteilen.
- Datenerhebung — ob Hostnamen, Betriebssystem- und App-Versionen erfasst werden. Hostnamen sind standardmäßig aus.
- Protokoll-Aufbewahrung — wie lange Routine- und Sicherheitsereignisse aufbewahrt werden, voreingestellt an den handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen orientiert.
- Maximale Gerätezahl pro Person.
Jede Änderung an der Richtlinie landet im Prüfprotokoll, mit einer feldgenauen Aufzeichnung, was sich geändert hat und wer es geändert hat.
Fernaktionen
Aus dem Eintrag eines Geräts heraus kannst du:
| Aktion | Wirkung |
|---|---|
| Deaktivieren | Das Gerät lässt kein Diktieren mehr zu, bleibt aber registriert |
| Aktivieren | Hebt eine Deaktivierung auf |
| Daten löschen | Die App löscht ihre lokalen Daten auf dieser Maschine. Das Gerät bleibt in der Übersicht |
| Update erzwingen | Das Gerät installiert eine bestimmte Version, mit der Frist aus deiner Richtlinie |
| Entfernen | Sperrt das Gerät. Es löscht seine lokalen Daten und funktioniert nicht mehr |
Aktionen werden vorgemerkt und beim nächsten Heartbeat ausgeführt — rechne also mit bis zu sechs Stunden, oder bitte die Person, sich ab- und wieder anzumelden, wenn es eilt.
Das Entfernen eines Geräts gibt den Lizenzplatz nicht frei. Die Person behält ihren Platz und kann sich auf einer anderen Maschine anmelden. Um die Lizenz zurückzuholen, hebe die Zuweisung auf oder entferne das Mitglied aus dem Team — siehe wie Enterprise-Lizenzen und Plätze funktionieren.
Das Prüfprotokoll
Jede Registrierung, jede Richtlinienänderung und jede Fernaktion wird protokolliert, getrennt nach Routine- und Sicherheitsereignissen. Das Protokoll lässt sich nach Schweregrad und Zeitraum filtern und als CSV oder JSON exportieren — genau das, wonach eine Prüfung üblicherweise fragt.
Wenn das Team Enterprise verliert
Richtlinien verschwinden nicht in dem Moment, in dem ein Abonnement ausläuft. Sie bleiben 30 Tage in Kraft, erst danach fallen die Sperren auf den Geräten weg. Die Richtlinie selbst bleibt erhalten, ein Wiederaufleben des Tarifs stellt die Konfiguration also wieder her.