Sprecho wird von der Melo Designer GmbH verkauft, einem deutschen Unternehmen — es gilt also deutsches Umsatzsteuerrecht. Was du tatsächlich zahlst, hängt an einer Sache: dem Land in deiner Rechnungsadresse, mit einer geprüften USt-IdNr. als zweitem Faktor für EU-Unternehmen.
Die vier Fälle
| Deine Situation | Deutsche USt. | Auf der Rechnung |
|---|---|---|
| Deutschland, privat oder gewerblich | 19% | Normale deutsche Rechnung |
| EU-Unternehmen außerhalb Deutschlands, USt-IdNr. geprüft | 0% | Reverse Charge — du versteuerst selbst |
| EU-Privatperson außerhalb Deutschlands oder ungeprüfte Nummer | 19% | Deutsche Umsatzsteuer |
| Außerhalb der EU (Schweiz, UK, USA …) | 0% | Nicht in Deutschland steuerbar |
Wichtig: Zuerst entscheidet das Land, nicht die USt-IdNr. Eine eingetragene Nummer entfernt die Steuer nicht von allein — ein deutsches Unternehmen mit deutscher USt-IdNr. zahlt weiterhin 19%, weil die Leistung im Inland erbracht wird.
USt-IdNr. eintragen
- Öffne Sprecho und gehe zu Einstellungen → Pläne & Abrechnung.
- Öffne die Rechnungsadresse.
- Schalte Als Unternehmen kaufen ein.
- Fülle Firma und USt-IdNr. aus und prüfe, dass Land stimmt.
- Klicke auf Speichern.
Die Nummer wird beim Speichern über den EU-Dienst VIES geprüft, und das Ergebnis erscheint sofort:
- Reverse Charge angewendet — keine MwSt. Die Nummer wurde bestätigt.
- USt-IdNr. konnte nicht bestätigt werden — MwSt. wird berechnet. Prüfe auf
Tippfehler und gib das Länderkürzel mit an (etwa
NL803310948B01). - Drittland-Unternehmen — nicht in Deutschland steuerbar.
- Deutsche MwSt. wird berechnet.
VIES ist ein EU-Dienst und fällt gelegentlich aus oder drosselt Anfragen. Kommt keine Antwort, lässt Sprecho deinen gespeicherten Status unangetastet, statt die Nummer als ungültig zu markieren — speichere in ein paar Minuten erneut. Erledige das vor der Kasse, denn die steuerliche Behandlung wird im Moment der Zahlung festgeschrieben.
Brutto und netto
Die öffentliche Preisseite zeigt Preise inklusive Umsatzsteuer — also das, was eine Privatperson in Deutschland tatsächlich zahlt.
Die Kasse schlüsselt den Betrag vor dem Bestätigen immer auf:
- Zwischensumme (netto)
- ein etwaiger Gutscheinrabatt
- MwSt. (19%) — oder „MwSt. (0%) — Reverse Charge (EU-Unternehmen)" bzw. „MwSt. (0%) — nicht in Deutschland steuerbar (Drittland-Unternehmen)"
- Gesamt
Ein deutsches Unternehmen sieht damit den Nettobetrag und zieht die 19% als Vorsteuer, ein EU-Unternehmen mit geprüfter Nummer sieht 0%, und der Nettobetrag ist der Gesamtbetrag.
Die Bestellübersicht zeigt beim Jahresplan zusätzlich den entsprechenden Monatsbetrag, damit du beide Intervalle ehrlich vergleichen kannst.
Was auf der Rechnung steht
Rechnungen werden mit Firmenname, Anschrift und USt-IdNr. wie eingetragen ausgestellt und tragen den passenden Hinweis:
- Reverse Charge — „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers."
- Drittland — „Steuerfreie Leistung an Drittlandsunternehmer."
Herunterladen kannst du sie als PDF unter Einstellungen → Pläne & Abrechnung → Rechnungsverlauf. Siehe Zahlungsarten und Rechnungen.
Kauf auf Rechnung für Enterprise
Bei Enterprise-Käufen für Teams kann statt der Karte Rechnung und Überweisung gewählt werden. Wähle im Zahlungsschritt Rechnung: Sprecho schickt die Rechnung per E-Mail, das Zahlungsziel beträgt 14 Tage, und die Lizenzen werden automatisch aktiviert, sobald die Überweisung eingeht.
Das passt zu Organisationen, deren Einkauf keine Firmenkarte in eine Web-Kasse gibt. Für persönliche Pro-Abos wird die Option nicht angeboten.
Wenn Angaben auf einer ausgestellten Rechnung falsch sind
Aktualisiere zuerst deine Rechnungsadresse, damit künftige Rechnungen stimmen, und wende dich dann wegen der bereits ausgestellten Rechnung an den Support. Eine deutsche Rechnung lässt sich nachträglich nicht ändern — sie wird per Gutschrift storniert und neu ausgestellt. Deshalb spart eine korrekte Adresse vor der Kasse allen Zeit.