Es gibt Texte, die du ständig neu tippst: deine E-Mail-Adresse, deinen Calendly-Link, deine Büroadresse, den Absatz, mit dem du jede Erstansprache beginnst. Ein Textbaustein macht daraus eine Phrase, die du mitten im Satz sagen kannst.
Sag „meine E-Mail", und die vollständige Adresse landet im Text. Das restliche Diktat läuft drumherum weiter.
Einen Textbaustein anlegen
- Öffne Sprecho und klicke in der Seitenleiste auf Textbausteine.
- Klicke auf Neu hinzufügen.
- Fülle Auslösephrase aus — was du sagst, um sie zu aktivieren. Sie muss nicht exakt sein.
- Fülle Wird zu aus — den Text, der eingefügt wird. Das ist ein Rich-Text-Editor: Absätze, Überschriften und Zitate lassen sich setzen, Links ergänzen.
- Klicke auf Textbaustein hinzufügen.
Sprich die Auslösephrase beim Diktieren, und sie wird durch den Inhalt ersetzt.
Auslöser, die funktionieren — und solche, die es nicht tun
Die Erkennung ist bewusst nachsichtig, aber die Länge des Auslösers entscheidet, wie nachsichtig:
| Regel | Was das bedeutet |
|---|---|
| Groß-/Kleinschreibung egal | „Meine Email" erkennt „meine email" |
| Satzzeichen am Ende ignoriert | „MFG." erkennt „mfg" |
| Tolerant ab 5 Zeichen | Kleine Abweichungen beim Sprechen werden toleriert |
| Kurze Auslöser (1–4 Zeichen) | Brauchen eine exakte Übereinstimmung |
Wähle keinen Auslöser, den du versehentlich sagen könntest. „Adresse" löst mitten in einem normalen Satz über eine Adresse aus, „meine Postanschrift" nicht. Zwei oder drei Wörter, die nur zusammen vorkommen, sind der beste Kompromiss.
Wofür Textbausteine taugen
- Kontaktdaten — E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Büroadresse, Calendly-Link
- Signaturen — eine vollständige Grußformel mit Name, Funktion und Firma
- Standardtexte — der Einleitungsabsatz einer Erstansprache, Zahlungsbedingungen, ein Datenschutzhinweis
- Feste Formulierungen — eine Diagnoseformulierung, eine wöchentlich zitierte Klausel, ein Haftungsausschluss
Dynamische Variablen
Drei Platzhalter werden in dem Moment gefüllt, in dem der Baustein eingesetzt wird:
{date}— das aktuelle Datum{time}— die aktuelle Uhrzeit{clipboard}— der Inhalt deiner Zwischenablage
Ein Besprechungsnotiz-Baustein aus {date} und einer Überschrift liefert dir ein
korrekt datiertes Gerüst, ohne dass du die Tastatur anfasst.
Die Formatierung richtet sich nach der App
Derselbe Textbaustein kommt nicht überall als dieselben Zeichen an. Die Formatierung passt sich dem Ziel an: WhatsApp und Slack erhalten Markdown, Outlook erhält Rich Text.
Ein Signatur-Baustein funktioniert damit im Chatfenster und im E-Mail-Programm, ohne dass du zwei Fassungen pflegst.
Textbausteine mit dem Team teilen
Schalte beim Anlegen oder Bearbeiten Mit Team teilen ein, und der Baustein erscheint für alle unter dem Reiter Mit Team geteilt. So behält ein Support-Team eine einheitliche Formulierung für dieselbe Standardantwort.
Zum Teilen wird ein Team benötigt; richte es zuerst in den Einstellungen ein. Siehe Gemeinsames Team-Wörterbuch und Textbausteine.
Textbausteine finden und pflegen
Die Reiter teilen die Liste in Alle, Persönlich und Mit Team geteilt, und das Suchfeld filtert nach Auslöser oder Inhalt. Jede Zeile zeigt, wozu der Baustein wird und wie oft er verwendet wurde.
Der Zähler ist die ehrliche Bilanz: Ein Baustein, der nach einem Monat bei null steht, hat entweder einen Auslöser, den du dir nie merkst, oder löst ein Problem, das du nicht hast. Ändere den Auslöser oder lösche ihn.
Weiterführend
- Eigene Wörter im Wörterbuch hinterlegen — für einzelne Begriffe, die die Erkennung falsch schreibt, statt für Text, der ausgeschrieben werden soll.
- Wie Sprecho dein Gesprochenes formatiert — was mit dem Diktat rund um deinen Baustein passiert.